POLÍTICA DE PROTECCIÓN, TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y MANUAL DE MANEJO DE BASES DE DATOS

Contenido

Introducción 

Objetivo 

Normatividad aplicable 

Alcance 

Política de Protección de Datos 

Artículo 1.- Normatividad Aplicable.  

Artículo 2.- Definiciones. 

Artículo 3.- Ámbito de aplicación. 

Artículo 4.- Información del Responsable del Tratamiento del Dato 

Artículo 6.- Datos que se Recolectan 

Artículo 7.- Formas de Recolección de Datos 

Artículo 8.- Uso y Finalidad de la Recolección de los Datos 

Artículo 9.- Tiempo en que es conservado el Dato. 

Artículo 10.- Autorización. 

Artículo 11.- Autorización para el tratamiento de datos sensibles 

Artículo 12.- Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato 

Artículo 13.- Prueba de la autorización 

Artículo 14.- Acceso y consulta de los datos 

Artículo 15.- Procedimiento para consultas. 

Artículo 16.- Reclamos 

Artículo 17.- Procedimiento para reclamos 

Artículo 18.- Medidas de seguridad 

Artículo 19.- Prohibiciones 

Artículo 20.- Deberes de El Nochero S.A.S. como Responsable y Encargado del tratamiento. 

Artículo 21.- Derechos de los Titulares 

Artículo 22.- Bases de datos. 

Artículo 23.- Aviso de privacidad y autorización de para el tratamiento de datos personales. 

Artículo 24.- Designación dependencia encargada de la presente política y su ejecución. 

Artículo 25.- Modificación de la Política 

Artículo 26.- Vigencia 

 

 

Introducción

Se establece el presente Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, para dar cabal cumplimiento a las leyes y decretos reglamentarios que señalan el tratamiento que se debe hacer respecto de la información personal de todo aquel que tenga relación con la empresa, sea cliente, proveedor o empleado de la misma. Este Manual contempla el manejo de solicitudes de aceptación, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de información.

 

Objetivo

Este documento tiene como fin establecer la Política de tratamiento de datos personales para MON & VELARDE de acuerdo con los lineamientos señalados en la normativa aplicable, el cual se aplicará a todas las bases de datos que maneje MON & VELARDE

 

Normatividad aplicable

Las normas que regulan la materia son: Ley 1581 de 2012, la cual constituye el marco general de la protección de datos personales en Colombia; el Decreto 1377 de 2013, el cual desarrolla parcialmente la Ley 1581 de 2012; el Decreto 886 de 2014, el cual reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012; y todas aquellas normas que llegaren a modificar, adicionar o complementarlas.

 

Alcance

Las políticas de protección de datos establecida en el presente documento aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con MON & VELARDE, sean clientes, proveedores o empleados, de acuerdo con las normas aplicables en Colombia.

Política de Protección de Datos

 

El presente documento tiene como base los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de la República de Colombia, la Ley 1581 de 2012 -Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales-, el Decreto 1377 de 2013 -Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012-, y el Decreto 886 de 2014 -Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos-.

 

Para el cumplimiento de los parámetros fijados por el presente documento, y de conformidad con la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, se tienen las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

2. Aviso de Privacidad: Comunicación vernal o escrita generada por el Responsable (MON & VELARDE), dirigida al Titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda ser asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que se encuentren registrados en una base de datos que los haga susceptibles de tratamiento.

 

5. Dato privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

 

6. Dato semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

 

7. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible; son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

8. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En este caso, el Encargado del tratamiento de los Datos será MON & VELARDE.

 

10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, el Responsable del tratamiento de los Datos será MON & VELARDE

 

11. Política de tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada MON & VELARDE de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

 

12. Usuario: Toda persona natural que recibe los servicios de MON & VELARDE, para satisfacer una necesidad propia, privada, familiar o doméstica, en relación con la prestación de servicios integrales de aseo tales como la limpieza de edificios e instalaciones industriales

 

13. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, clientes o usuarios de los servicios, así como los encargados de prestar el servicio de aseo, tanto activos como inactivos de MON & VELARDE o cualquiera que suministre datos personales a MON & VELARDE

 

14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

15. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicados en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

16. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Esta Política se aplica a todos los usuarios de aplicaciones, sitios web, herramientas y otros servicios prestados por MON & VELARDE, de igual manera, el ámbito de aplicación del presente documento de conformidad con la Ley 1581 de 2012, será:

1. Los datos personales que se encuentren registrados y/o se registren con posterioridad a la emisión de la presente Política en las bases de datos de MON & VELARDE, o cuyo tratamiento haya sido encargado a ésta.

 

2. Los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados por MON & VELARDE, relacionados con los usuarios.

Parágrafo: El régimen de protección de datos consagrados en el presente documento no será de aplicación de:

1. Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. No obstante, si estos fueren a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular sobre la situación y solicitar la autorización del mismo, momento en el cual quedarán sujetos a la Ley de Habeas Data.

 

2. Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

 

3. Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

 

4. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.

 

5. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.

 

6. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

 

 

El tratamiento de datos personales por parte de MON & VELARDE, se regirá por los principios previstos en la Ley 1581 de 2012, los cuales son:

1. Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet, u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

 

7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley y la presente Política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas, administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

 

La siguiente información que es recolectada por MON & VELARDE, o en su nombre, puede incluir:

Información personal

Es información individualmente identificable ("Información Personal") que identifica al Usuario y es de carácter privado. La Información Personal recopilada por El MON & VELARDE consta de los datos personales ingresados voluntariamente por el Usuario.

• Información para el Servicio: Cuando tú te registras para solicitar un servicio a MON & VELARDE, ingresas la información para ejecutar él mismo, como dirección y teléfono, dicha información será manejada de manera confidencial.

Información No Personal

Es información anónima y no identificable ("información No Personal"). nosotros no conocemos la identidad del Usuario que por primera vez ingresa a la Plataforma sin iniciar sesión o registrarse como Usuario.

• Información técnica: como lo es el Tipo de sistema operativo (Windows, Linux, etc..), de navegador (Explorer, Firefox, Chrome), resolución de la pantalla (por ejemplo 800 x 600, 1024 x 768, etc.…), idioma del teclado y navegador (por ejemplo, Inglés), dirección IP. Las configuraciones de los computadores, ajustes y cualquier otro dato técnico o información similar.

 

• Información de comportamiento: como los enlaces que tú utilizas durante la navegación en la Plataforma, información relacionada con las actividades que realizas en la Plataforma, como la fecha de ingreso, hora, entre otros y cualquier información sobre el comportamiento en la Plataforma.

 

• Información de Ubicación: Si tú le permites a la Plataforma acceder a los servicios de ubicación a través del sistema de permisos que utiliza el sistema operativo para móviles, nosotros también podremos recopilar la ubicación exacta del dispositivo del Usuario o la ubicación aproximada de la dirección IP.

 

• Uso e información de preferencias: Recopilamos información sobre el Usuario y los visitantes de la Plataforma cuando interactúan con los Servicios, preferencias expresadas y configuraciones seleccionadas. En algunos casos lo hacemos a través del uso de cookies, etiquetas de píxel y tecnologías similares que crean y mantienen identificadores únicos.

 

• Información del dispositivo: Podemos recopilar información acerca de tu dispositivo móvil, lo que incluye, por ejemplo, el modelo de hardware, el sistema operativo y la versión, los nombres y las versiones de los archivos y el software, el idioma preferido, el identificador único de dispositivo, identificadores de publicidad, el número de serie, la información de movimiento del dispositivo y la información de la red móvil.

 

• Información del registro: Cuando tú interactúas con los Servicios, nosotros recopilamos los registros del servidor, que pueden incluir información como direcciones IP del dispositivo, fechas y horas de acceso, funciones de la Plataforma o las páginas visitadas, bloqueos de la Plataforma y otra actividad del sistema, tipo de navegador y el sitio de terceros o servicio que estaba utilizando antes de interactuar con nuestros Servicios.

Con el fin de que el usuario pueda disfrutar del servicio que MON & VELARDE ofrece mediante su página web, aplicativo u otras herramientas, se utilizaran algunos datos sobre el usuario que obtenidos a través de diferentes formas y en diferentes momentos. A continuación, se describen:

1. Se utilizan los datos personales que el usuario entrega al momento del registro, estos pueden ser entregados de forma presencial o virtual, mediante las herramientas que MON & VELARDE disponga.

 

2. De igual manera, se recolectará otra información sobre el usuario Cuando ingresa la información para realizar el pedido del producto(s)o servicio (s).

 

3. Cuando carga cualquier otro tipo de información en la Plataforma para la prestación del servicio.

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de MON & VELARDE tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:

1. Desarrollar actividades administrativas, de recursos humanos, nómina, de gestión comerciales, publicitarias e informativas.
2. Establecer la información consolidada y actualizada de los clientes.
3. Contactar a los Titulares para monitorear y evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
4. Crear un conocimiento cercano de sus clientes y terceros para actividades de segmentación, mercadeo y ventas.
5. Mejorar tu experiencia en el uso de la Plataforma.
6. Conocer tus preferencias y tus tendencias generales en la Plataforma.
7. Permitir el funcionamiento general de la Plataforma.
8. Proporcionar a los Usuarios registrados cierta información y servicios disponibles.
9. Obtener, almacenar, clasificar, intercambiar, actualizar, procesar, reproducir y/o disponer de la  información que tus nos has entregado.
10. Comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
11. Extender la información que obtenga, en los términos de la Ley, a las empresas con las que contrata los servicios de recolección, almacenamiento, manejo y Tratamiento de sus Bases de Datos.
12. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

Los datos de contacto del usuario podrán ser utilizados con el fin de informarte acerca de Ofertas o Promociones que puedan interesarte y con tu autorización previa enviarte anuncios y otro material de mercadeo, serán enviados a la dirección de correo electrónico que nos has proporcionado.

Como titular de la información, puede retirar la autorización para el envío de anuncios, mediante envío de una notificación al correo de la empresa: m[email protected] 

Se aclara que MON & VELARDE no se hace responsable por el contenido de dichos anuncios y los productos entregados o servicios prestados por parte de terceros.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

 

Al acceder o utilizar la Plataforma, MON Y VELARDE puede usar tecnologías como "cookies" (o tecnologías similares), que almacena cierta información en el computador ("Almacenamiento Local") y que permite la activación automática de ciertas características y el mejor uso del servicio.

Las cookies empleadas en el servicio se crean por sesión, no incluye ninguna información sobre el Usuario, excepto la contraseña de sesión, la cual se elimina al finalizar la sesión en la Plataforma (generalmente después de 24 horas). La mayoría de los navegadores permiten borrar las cookies de su disco duro, aceptación de bloqueo de cookies, o recibir una advertencia antes de que se almacene una cookie. Para borrar o desactivar la opción de Almacenamiento Local el Usuario debe utilizar la opción de configuración según las instrucciones específicas proporcionadas por el proveedor de tecnología. Sin embargo, si el Usuario bloquea o borrar las cookies la experiencia del Usuario en línea puede ser limitada.

MON & VELARDE utiliza ciertas cookies de terceros cada vez que el Usuario visita la Plataforma o cuando visita otros sitios web que utilizan cookies similares sin alterar el servicio de la Plataforma. Los cookies de terceros se almacenan solamente como información no personal, como el historial de las páginas web visitadas, la duración de su navegación, etc.

Los Datos proporcionados por los usuarios serán tratados, independientemente de la finalidad para la que fueron solicitados, mientras la cuenta se encuentre activa dentro del sistema, o, hasta que, a petición del usuario, este deba eliminarse.

La presente Política de Tratamiento de la Información entran en vigor a partir de abril de 2019 y las Bases de Datos que contienen la información de los Titulares tendrán una vigencia de 10 años prorrogables por períodos iguales.

 

El tratamiento de datos personales por parte de MON & VELARDE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.

En consonancia con el artículo 5 del Decreto 1377 de 2017, MON & VELARDE como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato de autorización para el tratamiento de datos personales, “Autorización tratamiento de datos personales” que se encuentra en el Artículo 23 de la presente Política, así como en los medios donde son ofrecidos los servicios de MON & VELARDE, y ha establecido procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados asó como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y podrá constar:

1. Por escrito; y/o
2. Mediante cualquier conducta inequívoca del Titular, que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización respectiva.

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca que otorgue autorización para el tratamiento de datos personales.

MON & VELARDE, ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitarle como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el tratamiento de estos.

 

En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, El MON & VELARDE cumplirá con las siguientes obligaciones:

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensible no está obligado a autorizar su tratamiento.

 

2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

Ninguna de las actividades que realiza MON & VELARDE está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre sus datos personales sensibles.

 

Los Titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida o solicitar la supresión del dato personal en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. Para este efecto MON & VELARDE ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil de conformidad con el Artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, el cual se encuentra reglado en el Artículo 17 de la presente Política.

En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria o supresión total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.

Si vencido el término legal de respuesta, es decir, quince (15) días hábiles contados a partir del momento en que se realizó la solicitud, MON & VELARDE  no elimina sus datos personales de las bases de datos, usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de MON & VELARDE en términos seguros, conforme a lo señalado en el Artículo 9º de esta Política.

 

MON & VELARDE, mantendrá registros y/o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

 

El Titular podrá acceder a su información personal objeto de tratamiento por parte de MON & VELARDE, así como a las condiciones y generalidades en que se está actuando. Para lo cual podrá conocer la efectiva existencia de tratamiento a que son sometidos sus datos personales, obtener acceso a los datos personales en posesión del Responsable y conocer la finalidad que justifica el tratamiento.

El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de MON & VELARDE, previa solicitud del mismo, la cual será atendida según como se establece en el Artículo 17 de la presente Política.

 

Según el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ser ejercidos ante MON & VELARDE por las siguientes personas:

1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante MON & VELARDE su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que se tienen a disposición.

 

2. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante MON & VELARDE

 

3. Por el representante legal y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación de MON & VELARDE de la representación o apoderamiento.

 

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en el Ley 1581 de 2012, en su Artículo 14, para el ejercicio del derecho de consulta que le asiste al Titular, se surtirá el siguiente procedimiento:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de MON & VELARDE Para este efecto, MON & VELARDE como Responsable y/o Encargado del tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. Esta consulta se podrá hacer a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por MON & VELARDE y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia indicada en el Artículo 21 de la presente Política.

La consulta será atendida por MON & VELARDE en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, MON & VELARDE lo informará al interesado, expresando sus motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una (1) vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política, que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, MON & VELARDE podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por MON & VELARDE para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita así:

Teléfono de contacto: (+57-4) 26666 44 - (+57) 302413 3008

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la respectiva Ley, podrán presentar un reclamo ante MON & VELARDE, el cual será tramitado según lo establecido en el Artículo siguiente de la presente Política.

 

Según el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ser ejercidos ante MON & VELARDE por las siguientes personas:

1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante MON & VELARDE su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que se tienen a disposición.

 

2. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante MON & VELARDE.

 

3. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación de MON & VELARDE de la representación o apoderamiento.

 

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en el Ley 1581 de 2012, en su Artículo 15, para el ejercicio del derecho de consulta que le asiste al Titular, se surtirá el siguiente procedimiento:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información contenida en las bases de datos de MON & VELARDE debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante MON & VELARDE como Responsable y/o Encargado del tratamiento, el cual se hará mediante solicitud escrita dirigida a “MON & VELARDE” con identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y con copia de los documentos que quiera hacer valer y fotocopia de su documento de identidad. Este reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados indicados en el presente Artículo.

Si el reclamo resulta incompleto, MON & VELARDE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por MON & VELARDE, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez MON & VELARDE reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo se resuelto. El término máximo con el que cuenta MON & VELARDE para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible para MON & VELARDE atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por MON & VELARDE para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita así:

Teléfono de contacto: (+57-4) 26666 44 - (+57) 302413 3008

 

MON & VELARDE, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

MON & VELARDE prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del Titular del dato personal y/o de MON & VELARDE Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados, contratistas, y demás dependientes de MON & VELARDE acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la Ley.

MON & VELARDE, prohíbe la cesión, transferencia, transmisión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del dato o sin la autorización en los mismos términos de MON & VELARDE

 

En concordancia con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, MON & VELARDE tendrá los siguientes deberes como Responsable del tratamiento de sus datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

 

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

 

8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con los previsto en la Ley.

 

9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.

 

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

13. Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.

 

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En concordancia con el parágrafo del 18 de la Ley 1581 de 2012, El Nochero S.A.S. ostenta tanto la calidad de Responsable como de Encargado del tratamiento, por ende, también le son aplicables los deberes consagrados en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 para los Encargados del Tratamiento, los cuales serán:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos que indica la Ley.

 

4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

 

5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.

 

6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

 

7. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

 

8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

 

9. Abstenerse de circular la información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sudo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 

11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

De conformidad con lo establecido por el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y las normas que la complemente, aclaren, modifiquen o deroguen expresa o tácitamente.

 

3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normar que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.

 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los canales que existen en MON & VELARDE para el ejercicio de los derechos del Titular de los datos se encuentran previstos en el Artículo 17 de la presente Política.

MON & VELARDE es Responsable del tratamiento de la información almacenada en las bases de datos. La estructura que se usará para cada base de datos (fichero) es la siguiente:

Nombre y apellidos/ Razón Social

Teléfono, celular y domicilio particular

Documento de identidad y fecha de expedición

Fecha de nacimiento

Ciudad

Correo electrónico

A este formato general, se le añadirá al usuario la siguiente información:

1. Tipo de servicio
2. Cotización servicios (de presentarse).
3. Referencia del contrato celebrado entre el Cliente y MON & VELARDE
4. Demas datos solicitados y relacionados en el Artículo 6to de esta Política.

Estas bases de datos estarán vigentes mientras exista la relación contractual entre el Titular de los datos y MON & VELARDE, conforme a lo señalado en el Artículo 9º de esta Política.

 

Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta la información de los Titulares de los datos personales que maneja MON & VELARDE Cuando los datos se recolecten de manera verbal, quien los esté recolectando comunicará esta leyenda al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.

 

Aviso de privacidad

 

Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por MON & VELARDE para los fines previstos en la “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales del  y Manual de Manejo de Bases de Datos”.

 

Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, y copia de seguridad de conformidad con lo establecido en la “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales y Manual de Manejo de Bases de Datos”.

 

El Responsable y el Encargado del tratamiento de los datos personales será MON & VELARDE. El tratamiento podrá realizarse directamente por el personal de MON & VELARDE o por el tercero que éste determine.

 

Vigencia de los datos. Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán almacenados de acuerdo a lo dispuesto en la “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales y Manual de Manejo de Bases de Datos”.

 

El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.

 

El Titular de los datos personales puede conocer la “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales  y Manual de Manejo de Bases de Datos” de MON & VELARDE en la página web https://www.monyvelarde.com/. En todo caso, para contactarse con MON & VELARDE, el Titular se podrá comunicar a:

 

Correo electrónico: m[email protected]

 

Autorización

MON & VELARDE, declara que protege los datos personales suministrados por los Titulares de los datos personales en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

 

Los datos personales suministrados por Usted son utilizados por MON & VELARDE, para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social, todo de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

 

MON & VELARDE. podrá recopilar, almacenar, procesar y disponer de sus datos, ofrecerle productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer sus necesidades, realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, ordenar, clasificar, o separar la información suministrada; así como para verificar, confirmar, validar, investigar y comparar la información suministrada por el Titular con cualquier información obtenida legítimamente, realizar las gestiones tributarias, contables, fiscales y de facturación que sean necesarias., y el tratamiento se podrá realizar a través de medios electrónicos, físicos, automatizados y/o utilizando cualquier medio digital conocido o por conocerse, que podrá variar dependiendo de la forma de recolección de la información.

 

Los Datos Personales que sean suministrados por el Titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por un plazo contado desde el momento que se otorgó la autorización hasta el plazo determinado para la vigencia de la sociedad MON & VELARDE.

 

La información suministrada por el Titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios, aliados comerciales, aliados de estos, y terceros en general que presten servicios a MON & VELARDE o a terceros en nombre y por cuenta de este.

 

MON & VELARDE no solicita ni realiza Tratamiento sobre datos sensibles de ninguno de sus clientes.

 

MON & VELARDE garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los Datos Personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.

 

Con la firma de esta autorización, o en su defecto con el mensaje de datos de conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 1999, usted declara que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces y que MON & VELARDE le ha informado de manera previa y expresa los derechos que le asisten y la finalidad, tratamiento, y vigencia que se le dará a sus datos personales.

 

En consecuencia, autoriza expresamente, de manera libre previa, voluntaria, y debidamente informada a MON & VELARDE para recopilar almacenar, procesar y disponer de sus datos, así como para transferirlos a las personas naturales o jurídicas que este disponga, con el fin de hacerle tratamiento a sus datos de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en el aviso de privacidad y la política de datos, los cuales usted declara conocer y aceptar. Usted entiende que es posible que dentro de las pruebas efectuadas se entregue información sensible de conformidad con los dispuesto por la Ley, por lo cual usted autoriza expresamente su procesamiento.

 

De haber cambios sustanciales en el contenido de la presente Política, referidos a la identificación del Responsable y/o Encargado y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que el Titular ha otorgado a MON & VELARDE, se le comunicará de estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas Políticas.

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento de los datos personales, MON & VELARDE obtendrá una nueva autorización de los Titulares.

 

La presente Política de tratamiento de datos personales fue creada el día (22) del mes de (05) de año (2020) y empieza a regir a partir del día (22) del mes de (05) del año (2020)

 

 

Atentamente,

 

MON & VELARDE